Uusin WebTopi (tästä lähtien tuttavallisesti Topi) otettiin käyttöön sunnuntaina 4.9., ja seuraava maanantai on jo nimetty ’mustaksi maanantaiksi’. Opiskelijaforumit Keltsusta IRC:iin ja Alvarista news:eihin täyttyivät todella vihaisista opiskelijoista, joiden olisi pitänyt päästä tekemään henkilökohtaista opintosuunnitelmaa eli HOPSia tai ilmoittautumaan kursseille ja tentteihin. Varsinkin tentteihin ilmoittautuville viimeinen punainen vaate oli Topin vasemmassa yläkulmassa näkyvä teksti ’tentteihin on pakko ilmoittautua’.

Tekikö joku kiusaa aivan tarkoituksella? Miten on mahdollista, että Otaniemessä, tekniikan kehdossa, otetaan käyttöön järjestelmä 10 000 opiskelijalle, joka ei toimi? Eikö täällä kaikesta ammattitaidosta huolimatta osata tehdä yksinkertaista kurssi-ilmoittautumisjärjestelmää? Onko täälläkin ’pahan akseli’?

Uusi Topi siis avattiin sunnuntaina käyttöön, ja seuraava maanantai olikin jokseenkin historiallinen esimerkki siitä, miten asiat menevät pieleen, jos ne voivat mennä. Murheen kulmakivet voidaan tiivistää huonoon aikataulutukseen, välipalvelimien virhekonfigurointiin sekä inhimilliseen erehdykseen.

Samana maanantaina alkoivat uusien opiskelijoiden lapiokurssit, puolen päivän aikaan kielten kurssien ilmoittautuminen, ja lisäksi viikonlopun käyttökatkon loppumista odottaneet vanhemmat tieteenharjoittajat pääsivät vihdoinkin tekemään ilmoittautumisiaan. Ruuhka järjestelmässä oli siis aivan omalla tasollaan, johon toi oman lisänsä uusi järjestelmä ja käyttöönoton aiheuttama hämmennys.

Topi oli pakko avata ennen uusien opiskelijoiden tuloa, jotta fuksit eivät joutuisi käyttämään vanhaa lapiossa. Aikaisemmin avaaminen taas olisi ollut hankalaa TKK:n kesälomakäytännön ja nopean aikataulun vuoksi.

Uudelle järjestelmälle ei tehty kuormatestejä etukäteen, koska testit olisivat nostaneet hintaa huomattavasti. Tästä johtuen ei ollut käytössä statistiikkaa siitä, miten järjestelmät käyttäytyvät ja mihin muodostuvat pullonkaulat. Maanantaina tietokantayhteyksien määrä oli rajoittava tekijä. Yhteyksien rajoitusta nostettiin lopulta noin nelinkertaiseksi.
Viimeinen niitti oli inhimillinen erehdys atk-keskuksen maanantaihuollossa. Huolto ei liittynyt Topiin, mutta kun kytkettiin suuri määrä palvelinpiuhoja, kaksi piuhaa lipsahti ristiin. Kytkentä korjattiin tiistaiaamuna.

Kun viat lopulta saatiin korjattua, huomattiin, että Topin kuormansietokyky on huomattavasti parempi kuin ennen. IT-Moonin toimitusjohtaja Juha Lamminkarin mukaan järjestelmä pyörii tuhannella käyttäjällä vielä hyvin. Tässä vaiheessa käyttäjien tajuntaan oli kuitenkin ehtinyt jo piirtyä kuva täysin käyttökelvottomasta Topista.

Topia on aina pidetty väliaikaisena järjestelmänä, jonka uusi Oodi tulee korvaamaan. Tästä huolimatta tilattiin uusi WebTopi. Syynä oli, että kaikesta huolimatta Topi pystyy tarjoamaan Oodia enemmän opiskelijaa hyödyttäviä ominaisuuksia.

Oodi on opetus- ja opiskelutoimintojen tukemiseen tarkoitettu järjestelmä, jonka takana on kolmentoista yliopiston konsortio. Esimerkiksi Helsingin yliopistolla Oodia käytetään myös kursseille ilmoittautumiseen, mutta TKK:lla ainoat opiskelijalle näkyvät palvelut ovat opintorekisteriotteen tilaaminen ja lukukausi-ilmoittautuminen.

Keväällä 2006 pitäisi alkaa WebOodin käyttöönotto. Timo Tuhkanen atk-keskuksesta kertoo että Oodia tehdään koko ajan, mutta mm. uusi tutkintorakenne on viivästyttänyt prosessia. Oodi siis on tulossa. Anneli Lappalainen opintotoimistosta valaisee Topin ja Oodin suhdetta kertomalla, että Topi on virallinen vain ilmoittautumisiin, ja jos Topista on vaivaa, niin siitä voidaan luopua.

Yksi vanhojen opiskelijoiden hermoja piinaava ominaisuus on se, että ilmoittautuakseen kurssille tai tenttiin pitää kurssi ensin siirtää suunnitelmaan, jonka jälkeen vasta pääsee ilmoittautumaan. Lamminkari kertoo, että kyseessä on tilaajan vaatima ominaisuus, jonka tarkoitus on pakottaa lempeästi opiskelijat tekemään opintosuunnitelma.

Opetusministeriön vaatimus on, että jokaisella tänä syksynä aloittavalla opiskelijalla on oma henkilökohtainen opintosuunnitelma. Nyt järjestelmä pakottaa myös vanhat opiskelijat laittamaan kurssit suunnitelmaan ennen ilmoittautumista. Lappalainen kuitenkin kertoo, että vanhojen ei ole pakko tehdä HOPSia. Topissa tehtävä HOPS on vain opiskelijoita varten ja Oodiin talletettava on se uusien opiskelijoiden virallinen suunnitelma.

Topiin verrattuna tuleva Oodikaan ei ehkä kuitenkaan ole se kaiken pelastava mahtisauva. Valtteri Vuorikoski yliopistolta kyseenalaistaa Oodin hankintaa Ylioppilaslehdessä (12/2005): ’Miksi järjestelmä, joka ei selkeästi täytä korkeakoulujen kurssi-ilmoittautumisjärjestelmälle asetettuja vaatimuksia eli lukukauden alun ilmoittautumisrynnäkköä, on otettu käyttöön?’ Vuorikoski jatkaa: ’Tilanteen naurettavuutta lisää se, että Oodi on ollut kehitteillä jo vuosia, ja järjestelmän toimittajina on useita suuria ohjelmistoalan yrityksiä.’

Topin taustalla toimii ohjausryhmä, johon kuuluvat vararehtorin lisäksi edustajat TKY:ltä, opintotoimistosta, atk-keskuksesta ja toimittajalta eli IT-Moonilta. Ohjausryhmästä on muodostettu pienempi työvaliokunta, joka hoitaa pienempiä päätöksiä, ja näin ohjausryhmä päättää sitten isommista toteutuksista. On kuitenkin huomattava, että tilauspäätöksiä tehtäessä toimittajan edustaja poistuu huoneesta.

Keväällä 2005 kerättiin sekä opettajista että oppilaista molemmista 10 hengen määrittelytyöryhmät, joiden tuottaman materiaalin perusteella ohjausryhmä teki päätöksen uuden Topin tilaamisesta, ja nämä lopulliset vaatimukset IT-Moon toteutti samana kesänä.

Määrittelyryhmät pääsivät kokeilemaan uutta järjestelmää käytännössä kaksi viikkoa ennen käyttöönottoa. TKY:n tietotekniikkasihteeri Tero Heikkisen mukaan versio oli kuitenkin osittain keskeneräinen ja kaikkea ei voinut testata.
– Olisi ollut hyvä saada Topi testiin hieman aiemmin, jotta kehitysversioihin kuuluvat puutteet ja virheet olisi saatu korjattua ennen käyttöönottoa, Heikkinen sanoo.

Suurelle yleisölle Topi avattiin vielä testikäyttöön viikoksi, ja Lamminkari kertoo, että tältä ajalta tuli yksi hyödyllinen palaute. Lamminkarin mukaan Topi oli tämän jälkeen valmis käyttöönotettavaksi.
– Jälkeenpäin muutama varsin pieni bugi on kyllä korjattu ja toiminnallisuutta viilattu.

Käytännössä Topista tiedotetaan sisäänkirjautumissivulla ja uutisryhmässä opinnot.topi. Tiedotuksen tasoa kuvaa ehkä parhaiten se, että ne muutamat ohjausryhmästä peräisin olevat tiedotteet uutisryhmässä on kirjoittanut ryhmän opiskelijaedustaja, ja Topin sisäänkirjautumissivulla toivotetaan lähinnä tervetulleeksi uuteen Topiin.

TKK:lla ei ole oikein sopivaa foorumia, jolla tällaisia asioita voisi tiedottaa. Tkk.fi:stä löytyvää ajankohtaista-osiota ei lue kukaan, uutisryhmät ovat lähinnä tietotekniikkaan suuntautuneiden foorumi, kaikille opiskelijoille ei ole järkevää laittaa sähköpostia, ja seinillä olevat ilmoitustaulut kuuluvat menneisyyteen.
IT-Moonin mukaan Topin asioista tiedottaa opintotoimisto, ja Anneli Lappalaisen mukaan omalla sektorillaan opintotoimisto ja Topinposti.

Tiesitkö muuten, että kieliryhmiin ilmoittauduttaessa ei ole mitään väliä, miten nopeasti ehdit klikkaamaan kurssille sisään, vaan kursseille valitaan perusteluiden mukaan?

Suurin tyrmistyksen aihe vanhoille opiskelijoille on, miten vanhasta ja yksinkertaisesta saatiin jotain monimutkaista ja hankalaa.
– Yksi suuremmista ongelmista on se, että käyttäjille ei ole oikein missään vaiheessa valjennut, että Topi ei ole enää yksinkertainen ilmoittautumisjärjestelmä. Nykyinen Topi on kokonaisvaltainen opintojen suunnittelun ja toteutuksen tuen järjestelmä, kertoo Lamminkari.

Käyttöliittymän alta paljastuukin suhteellisen laaja järjestelmä, joka pyörii yhteensä seitsemän palvelimen päällä. Opiskelijalle näkyvä osa on WebTopi, mutta lisäksi on olemassa vielä yhtä suuri AdminTopi ja vähän pienempi RootTopi.

Opiskelijakäyttäjiä on yli kymmenentuhatta, ja lisäksi tulevat luennoitsijat, assistentit ja muut kurssien tietoja päivittävät henkilöt. Erilaisia vaatimuksia ja tarpeita on monenlaisia, eikä Topeja voi enää varmastikaan kutsua yksinkertaiseksi ilmoittautumisjärjestelmäksi.

Topia on pidetty rinnalla, kunnes Oodi otetaan käyttöön kaikkine ominaisuuksineen. Tästä syystä Topiin ei ole haluttu panostaa rahaa eikä työtunteja. Alun perin harjoitustyönä kehitetty järjestelmä on jäänyt käyttöön, eikä Oodiin siirtyminen ole ollut välttämätöntä. Rahaa on suunnattu kuitenkin Oodiin. Topin budjetti on vain noin kymmenesosa Oodin budjetista. Tuhkanen tiivistääkin Topin tärkeimmän ongelman osuvasti.
– Kun minimoidaan käytetty raha ja työ, niin riskit epäonnistumiseen kasvavat.

On siis harhaluulo, että Topi olisi kallis järjestelmä ja IT-Moonin oma rahasampo. Topin kehitystä kuvataankin talkoohenkiseksi. Lähtökohtaisesti Topi kuitenkin on alun perin harjoitustyönä tehty ja muiden töiden ohessa ylläpidetty järjestelmä.

Nykyään Topin budjetti on 35 000 euroa vuodessa. Panostukset Oodiin taistelevatkin sitten isojen poikien sarjassa. Pelkästään konsortiolle TKK maksaa vuodessa yli 100 000 euroa.
Konsortiomaksu määräytyy yliopiston koon ja äänimäärän mukaan. 13 yliopistosta espoolainen tekniikan jätti on kuitenkin suurimmasta päästä, joten jokainen voi spekuloida, paljonko maksaisi oma Oodi jokaiseen kotiin. Investointi- ja ylläpitokustannuksineen Oodista maksetaan TKK:lla noin 200 000 euroa vuodessa.