Uudessa sähköpostipolitiikassa vedetään raja yksityisyyden suojan ja työnantajan etujen välille.


TKK:n uusi sähköpostipolitiikka julkaistiin juuri. Nykyisessä ohjeessa vedetään raja työntekijöiden yksityisten- ja virkameilien välille, sekä annetaan ohjeita viestien käsittelyyn.

Opiskelijoihin uusi ohjeistus ei juurikaan vaikuta, ja sähköpostia voi jatkossakin kirjoittaa turvallisin mielin. Mitä viestien tietosuojaan tulee, TKK:lla on ainoastaan tarvittaessa velvollisuus luovuttaa niitä poliisille. Silloinkin vain tuomioistuimen televalvontaluvan nimissä.

Joissain tilanteissa ylläpitäjillä voi olla tarvetta käsitellä käyttäjien viestejä sisältäviä tiedostoja. Nämä toimet kuitenkin harvoin koskevat viestien sisältöä. Jos ylläpitäjä käsittelee viestejä sisältäviä tiedostoja, häntä sitoo ehdoton vaitiolovelvollisuus.

Oikeus luottamukselliseen viestintään on yksilön tärkeä perusoikeus, mutta on tärkeää saada tieto kulkemaan työyhteisöissä mahdollisimman sujuvasti.

Aikaisemmin joissakin organisaatioissa sähköpostien ohjeistus on hoidettu siten, että on kielletty sähköpostin käyttö yksityisasioiden hoitoon kokonaan. Uudessa TKK:n sähköpostiohjeistuksessa työntekijän tehtävänä on siirtää yksityiset viestit sellaiseen kansioon, jonka nimestä selvästi ilmenee, että se sisältää henkilökohtaisia viestejä. Työntekijän itsensä valittavaksi siis jää, mitkä viestit ovat henkilökohtaisia ja mitkä eivät.

Uusissa sähköpostiohjeissa viestit jaetaan yleiseen organisaation sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin viesteihin, sekä omaan osoitteeseen lähetettyihin virka- ja henkilökohtaisiin viesteihin.

Työnantajalla on oikeus avavat työntekijänsä työviestit, jos TKK:n tehtävien hoito on vaarassa vaikeutua vakavasti esimerkiksi sairaustapauksen sattuessa. Tätä varten työntekijät antavat TKK:lle yleissuostumuksen oikeudesta lukea viestejään. Menettely on yhteistoimintaneuvoston kautta korkeakoulun henkilöstöjärjestöjen hyväksymä. Työsuhteen päättyessä viestit jäävät TKK:n haltuun, luonnollisesti poislukien henkilökohtaisiksi luokitellut viestit.

Kaikki sähköpostia käyttävät tietävät sen aiheuttaman päänvaivan. Jos henkilö ei vastaa viestiin muutaman vuorokauden kuluessa, saattaa herätä epäilys viestin perillemenosta. Kiihtyvätahtinen yhteydenpito tuo mukanaan omat ongelmansa, ja sähköpostia voi joutua seuraamaan työajan ulkopuolellakin. Luultavasti myös tämä on kasvattanut työnantajien tarpeita päästä työntekijöiden sähköposteihin tarvittaessa käsiksi. Kirjeiden aikakaudella ei ollut niin väliä jos työntekijä oli viikon poissa ja asioiden hoito hieman viivästyi. Koko yhteiskunta alkaakin yhä kasvavissa määrin olla riippuvainen sähköisten palveluiden toimivuudesta.

- Luonnollisesti riippuvuus tietotekniikasta on riskitekijä, toteaa TKK:n tietohallintopäällikkö Kristel Sarlin.

Internetin turvattomuus on luonut tarpeen tehokkaille salaus- ja suojausmenetelmille. Harva hoitaa enää päivittäisiä sähköisiä tarpeitaan salaamattomilla yhteyksillä. Tärkeät sähköpostiviestit tulisi tietysti aina erikseen salata, Internetissä liikkuessaan salaamaton meili saattaa joutua väärien silmien alle.

- Tietoturvasta huolehtiminen on entistä tärkeämpää ja vaikeampaa, kun verkon käyttö on levinnyt niin laajalle ja turva-aukkoja löydetään koko ajan lisää. On kysymys jatkuvasta kilpajuoksusta. Myös virusten levittäminen, murtautumiset, palvelunestohyökkäykset ja muu häiriköinti lisääntyy jatkuvasti, ja on kasvanut merkittävästi niistä ajoista, jolloin verkko oli vain akateemisen maailman käytössä ja täysin avoin.

TKK:n uusi sähköpostipolitiikka: http://www.hut.fi/Yksikot/Kehittamisyksikko/sposti.html